每開一次會，收一堆材料，看一遍就擱下……這是不少人的開會經歷。
目前，這種情況正隨著無紙化會議系統的推廣應用而逐漸消失。
現在開會不再分發紙質資料，而是提供會議密碼，通過網上會議系統查看。“這項改革如果在全局大部分會議中全面應用，一年可節約數百萬元。”
據悉，2012年度南京市政協主席會、常委會印刷費用約為7萬元，十三屆一次全體會議印刷費用約為36萬元，錄制會議參考材料光盤等約為10萬元，全年會務印刷總費用約為53萬元。開發建設電子會務系統全套硬件價格為50萬元。如使用4年，可節約印刷費用約150萬元。“通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開會節奏也快了。”據了解，自從采用無紙化會議系統后，會議準備時間大大縮短，同時也使議程更流暢緊湊，會議效率提高。
“無紙化會議系統是預先將會議資料上傳到服務器，其他終端設備可通過網絡與服務器相連，會議開始后，服務器文件根據參會者權限自動分發。”該系統支持智能人名顯示、按參會人員進行智能排位，文件分類查看、章節定位、批注涂鴉、會議簽到、會議投票、會議服務、會議交流、交互式電子白板等。
開會時，每個參會成員面前會有一臺可觸控智能會議一體終端，以往的紙質材料難覓蹤影。參會者要查看相關資料，只需進入系統，輕點相關圖標就可查閱批注，并可以把本畫面一鍵觸控廣播到其他會議終端一起討論，同時支持其他會議終端退出同屏后，觀看其他會議文件，通過觸控按鍵從新回到廣播同屏界面，方便快捷。支持移動U盤與其他視頻文件VCR等一鍵同屏到其他會議終端或大屏幕，完成會議系統的智能操作，互聯互通！
紙材料的印制、分發消耗了籌備人員的大量精力，還造成森林資源的浪費，環境的破壞，不符合當今環保低碳的潮流，更容易泄密。以往開完會，材料用完就扔了，如今在電子文件上做完筆記后可以轉存到電腦里，以備用時隨時調取。
此次改造的會議系統目標是建設一個先進、統一的全高清視頻會議平臺，并能夠滿足各種不同類型會議的召開。具體來說應達到以下幾項要求：
可靠穩定的系統
由于視頻會議對業務實時性要求非常高，為了保證系統的穩定，我們首先在設備選型上要選擇業內最成熟、最穩定的產品，核心設備（MCU）必須是電信級產品，從方案設計要進行高穩定性的設計并且整個系統需要提供很強的管理手段與事故監測手段（所有系統硬件開機自動檢測、歷史事件記錄、硬件發生故障時，重新自動地完成硬件資源分配、告警提示…）
簡單易用的系統
為了保證會議系統的良好效果，最為復雜的是會議前的準備工作，需要中心會場的會議組織人員或系統維護人員占用大量的時間進行調試，與所有分會場的人員進行會議前的溝通和協調。系統建設時應該應考慮會議系統的易用性，由使用部門開機即可使用，免除組織人員或系統維護人員調試時產生的費用和時間成本。
靈活擴展的系統
會議系統符合當今信息技術發展的趨勢，我們在本次系統的方案設計中，必須考慮到今后的擴展以及互聯互通需求。這就需要我們所提供的產品必須是符合ITU、ISO、IEC、GB標準的，而且適應各種網絡環境，我們提供的方案可以方便靈活地進行系統擴展以及互通。
安全保密的系統
會議中經常涉及到交流一些機密信息，因此，系統的安全性就顯得尤為重要。我們從方案設計到產品選型，都充分考慮到整個系統的安全性和保密性，整個會議系統分為系統配置管理、業務管理、終端密碼授權等多級安全體系，并且核心設備（MCU）的系統配置與管理應支持物理的隔離。
總之，會議系統將是一個先進、穩定的平臺，是一套技術領先、高性價、應用靈活的會議系統，能夠解決跨地區實時溝通和管理需求，大大提高使用單位整體運作效率。
綜上所述，我們根據貴單位會議系統的項目實際應用和需求，采用最新的智能會議產品和先進設計手段，提出本系統方案供用戶選擇和參考！
目前，這種情況正隨著無紙化會議系統的推廣應用而逐漸消失。
現在開會不再分發紙質資料，而是提供會議密碼，通過網上會議系統查看。“這項改革如果在全局大部分會議中全面應用，一年可節約數百萬元。”
據悉，2012年度南京市政協主席會、常委會印刷費用約為7萬元，十三屆一次全體會議印刷費用約為36萬元，錄制會議參考材料光盤等約為10萬元，全年會務印刷總費用約為53萬元。開發建設電子會務系統全套硬件價格為50萬元。如使用4年，可節約印刷費用約150萬元。“通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開會節奏也快了。”據了解，自從采用無紙化會議系統后，會議準備時間大大縮短，同時也使議程更流暢緊湊，會議效率提高。
“無紙化會議系統是預先將會議資料上傳到服務器，其他終端設備可通過網絡與服務器相連，會議開始后，服務器文件根據參會者權限自動分發。”該系統支持智能人名顯示、按參會人員進行智能排位，文件分類查看、章節定位、批注涂鴉、會議簽到、會議投票、會議服務、會議交流、交互式電子白板等。
開會時，每個參會成員面前會有一臺可觸控智能會議一體終端，以往的紙質材料難覓蹤影。參會者要查看相關資料，只需進入系統，輕點相關圖標就可查閱批注，并可以把本畫面一鍵觸控廣播到其他會議終端一起討論，同時支持其他會議終端退出同屏后，觀看其他會議文件，通過觸控按鍵從新回到廣播同屏界面，方便快捷。支持移動U盤與其他視頻文件VCR等一鍵同屏到其他會議終端或大屏幕，完成會議系統的智能操作，互聯互通！
紙材料的印制、分發消耗了籌備人員的大量精力，還造成森林資源的浪費，環境的破壞，不符合當今環保低碳的潮流，更容易泄密。以往開完會，材料用完就扔了，如今在電子文件上做完筆記后可以轉存到電腦里，以備用時隨時調取。
此次改造的會議系統目標是建設一個先進、統一的全高清視頻會議平臺，并能夠滿足各種不同類型會議的召開。具體來說應達到以下幾項要求：
可靠穩定的系統
由于視頻會議對業務實時性要求非常高，為了保證系統的穩定，我們首先在設備選型上要選擇業內最成熟、最穩定的產品，核心設備（MCU）必須是電信級產品，從方案設計要進行高穩定性的設計并且整個系統需要提供很強的管理手段與事故監測手段（所有系統硬件開機自動檢測、歷史事件記錄、硬件發生故障時，重新自動地完成硬件資源分配、告警提示…）
簡單易用的系統
為了保證會議系統的良好效果，最為復雜的是會議前的準備工作，需要中心會場的會議組織人員或系統維護人員占用大量的時間進行調試，與所有分會場的人員進行會議前的溝通和協調。系統建設時應該應考慮會議系統的易用性，由使用部門開機即可使用，免除組織人員或系統維護人員調試時產生的費用和時間成本。
靈活擴展的系統
會議系統符合當今信息技術發展的趨勢，我們在本次系統的方案設計中，必須考慮到今后的擴展以及互聯互通需求。這就需要我們所提供的產品必須是符合ITU、ISO、IEC、GB標準的，而且適應各種網絡環境，我們提供的方案可以方便靈活地進行系統擴展以及互通。
安全保密的系統
會議中經常涉及到交流一些機密信息，因此，系統的安全性就顯得尤為重要。我們從方案設計到產品選型，都充分考慮到整個系統的安全性和保密性，整個會議系統分為系統配置管理、業務管理、終端密碼授權等多級安全體系，并且核心設備（MCU）的系統配置與管理應支持物理的隔離。
總之，會議系統將是一個先進、穩定的平臺，是一套技術領先、高性價、應用靈活的會議系統，能夠解決跨地區實時溝通和管理需求，大大提高使用單位整體運作效率。
綜上所述，我們根據貴單位會議系統的項目實際應用和需求，采用最新的智能會議產品和先進設計手段，提出本系統方案供用戶選擇和參考！
