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法院卷宗管理中心方案（法院智能流轉(zhuǎn)、電子、卷宗柜）

文章來源：深圳市亞訊威視數(shù)字技術(shù)有限公司人氣：4762發(fā)表時(shí)間：2023-03-16【小中大】

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框架設(shè)計(jì)
智能案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心貼合法院業(yè)務(wù)需求，擁有兩套獨(dú)立的管理系統(tǒng)。其中，智能案卷管理系統(tǒng)主要對(duì)院內(nèi)案卷流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保其中各項(xiàng)與業(yè)務(wù)相關(guān)的產(chǎn)品之間互聯(lián)互通、各司其職；
二智能中心管理系統(tǒng)，則負(fù)責(zé)對(duì)各終端設(shè)備進(jìn)行安全監(jiān)控、并優(yōu)化集合了監(jiān)視報(bào)警、智能門禁、消防等多個(gè)子系統(tǒng)，確保案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心運(yùn)轉(zhuǎn)科學(xué)、現(xiàn)代、安全。
智能案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心整體框架圖

業(yè)務(wù)流程
立案接收材料環(huán)節(jié)，法院工作人員將當(dāng)事人提交的訴訟材料掃描成電子文檔，電子材料即時(shí)在線推送立案人員進(jìn)行審查；審查通過、確認(rèn)立案后再將案件所有電子材料推送給法官，同時(shí)紙質(zhì)卷宗同步移交案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心，在智能案卷管理系統(tǒng)上進(jìn)行登記 RFID標(biāo)簽，分配與案件唯一綁定的檔案盒后，放入檔案暫存架。
庭審準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，若法院想查閱案件紙質(zhì)材料，可通過微信小程序預(yù)約借閱，預(yù)約成功后，系統(tǒng)自動(dòng)給借閱法官下發(fā)消息通知，法官可機(jī)動(dòng)安排時(shí)間、前往流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心取走材料即可。
案件審查辦理環(huán)節(jié)，法官接收電子卷宗后開始進(jìn)行開庭等事項(xiàng)，若中途接收到補(bǔ)交材料或新生成相關(guān)文書，也將移交到材料掃描中心，由工作人員掃描生成電子文檔后，前往案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心補(bǔ)錄紙質(zhì)材料。
案件審理結(jié)束后，案件相關(guān)的所有紙質(zhì)材料都需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。此時(shí)，相關(guān)人員將前往案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心，將所有卷宗進(jìn)行一次性下架歸檔操作，材料與檔案盒的唯一綁定關(guān)系即時(shí)解除，提高
檔案盒二次利用率。
智能案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心業(yè)務(wù)流程圖
效果圖參考

配置參考
智能案卷流轉(zhuǎn)應(yīng)用中心的整體規(guī)劃，需要參考法院年受理案件量，審、執(zhí)結(jié)案件量等數(shù)據(jù)，并充分利用法院現(xiàn)有可用空間來進(jìn)行平面設(shè)計(jì)規(guī)劃。

方案組成
智能案卷流轉(zhuǎn)柜
系統(tǒng)概述
智能案卷流轉(zhuǎn)柜可以實(shí)現(xiàn)無人或管理員管理的方式實(shí)現(xiàn)案卷流轉(zhuǎn)的上架、借閱、歸還、歸檔、管理員查詢等服務(wù)。

智能案卷流轉(zhuǎn)柜具有 8 個(gè)檔案盒/格口和 12 個(gè)檔案盒/格口的兩種配置選型可選。
基礎(chǔ)參數(shù)
流轉(zhuǎn)柜配備有人臉識(shí)別攝像頭、RFID 識(shí)別芯片系統(tǒng)、ESL 電子標(biāo)簽系統(tǒng)、身份證識(shí)別、二維碼識(shí)別、報(bào)警器、位置定位燈、副柜呼吸感應(yīng)燈裝置，全方位保證案卷存取的安全性。
案卷流轉(zhuǎn)柜的 RFID 系統(tǒng)可以通過自動(dòng)糾偏機(jī)制，當(dāng)誤取、誤放檔案盒時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)讀誤操作人員、錯(cuò)誤位置，并自動(dòng)盤點(diǎn)后更新位置信息，以便后續(xù)使用該對(duì)應(yīng)案卷材料的人員準(zhǔn)確找到對(duì)應(yīng)案件的案盒。
功能特點(diǎn)
上架。上架人員身份鑒權(quán)后，系統(tǒng)獲取案件信息，將對(duì)應(yīng)案卷放入流轉(zhuǎn)柜完成上架操作，更新流轉(zhuǎn)記錄。
借閱。借閱人身份鑒權(quán)后可借閱名下案件所屬案卷，還可使用小程序預(yù)約二維碼借閱案卷，完成借閱操作，更新流轉(zhuǎn)記錄。
歸還。歸還人員身份鑒權(quán)后，通過掃描案盒上二維碼歸還案卷歸還后，更新流轉(zhuǎn)記錄。
歸檔。歸檔人員身份鑒權(quán)后，系統(tǒng)展示結(jié)案可歸檔案件，完成歸檔操作，系統(tǒng)自動(dòng)解綁檔案盒和位置信息，并清除墨水屏案件信息，更新流轉(zhuǎn)記錄。
管理員管理。管理員身份鑒權(quán)后，可管理柜格使用情況，查看案卷流轉(zhuǎn)記錄。
智能案卷管理系統(tǒng)
系統(tǒng)概述
本方案結(jié)合多年從事案卷管理的業(yè)務(wù)專家經(jīng)驗(yàn)，利用射頻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)攝像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等研發(fā)的集案卷追蹤、監(jiān)控、案件和案卷信息錄入、案卷照片采集保存、查詢、自動(dòng)盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析等功能的綜合案卷信息管理平臺(tái)。
其中智能案卷管理系統(tǒng)把案卷按特性分為十二種類別，支持案卷的分類保存，根據(jù)案卷的種別和保存位置，為每件案卷建立唯一的標(biāo)識(shí)碼進(jìn)行電子檔案化管理，并用射頻電子標(biāo)簽進(jìn)行識(shí)別和區(qū)分。
案卷被從案卷保管室調(diào)出及歸還時(shí)，監(jiān)控系統(tǒng)能自動(dòng)以非接觸方式對(duì)案卷上的射頻電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描并啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)抓拍記錄，沒有辦理調(diào)出手續(xù)或取錯(cuò)案卷的情況，系統(tǒng)能通過聲訊報(bào)警進(jìn)行提醒。
基礎(chǔ)參數(shù)
使用電子標(biāo)簽唯一綁定案卷——“一物一碼”，電子標(biāo)簽可存儲(chǔ)案卷信息，壽命 20 年以上，不怕污染可工作于惡劣環(huán)境；能夠?qū)Χ鄠€(gè)案卷進(jìn)行批量快速自動(dòng)識(shí)別和不可視讀取，無需人工干預(yù)；案件及案卷數(shù)據(jù)項(xiàng)兼容法院案件信息編碼規(guī)則及標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)兼容并支持條碼管理，支持電子標(biāo)簽、案卷識(shí)別碼、案卷號(hào)三重綁定；支持自定義案卷系統(tǒng)法院名稱,并在登錄界面使用自定義的法院名稱進(jìn)行顯示；案卷和存放位置信息實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，即時(shí)提示案卷位置，圖形化顯示各類存儲(chǔ)設(shè)備的使用狀態(tài)和空閑狀態(tài)。系統(tǒng)采用 UI-Facade-Data Access 分層設(shè)計(jì)模式，采用標(biāo)準(zhǔn)化模型，架構(gòu)穩(wěn)定，兼容性及擴(kuò)展性強(qiáng)；電子標(biāo)簽射頻采集終端及高清影像采集終端 7×24 小時(shí)連續(xù)無故障工作。
功能特點(diǎn)
信息提醒
系統(tǒng)能支持需審批的案卷操作請(qǐng)求提醒；逾期未還的案卷信息提醒；保存期超期案卷信息提醒；案卷存放情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提醒。
案卷管理
完成從案卷初次綁定、上架到下架、借還、歸檔、遺失等全流程的案卷管理，并保存所有交接證據(jù)和記錄。系統(tǒng)允許將暫放在案卷暫存區(qū)的案卷納入管理，待將案卷正式入柜時(shí)，指定存儲(chǔ)位置進(jìn)行入柜即可。可根據(jù)各類查詢條件對(duì)案卷進(jìn)行快速索引，查看案卷詳細(xì)信息，存放情況等；系統(tǒng)對(duì)案卷所有歷史操作記錄和流轉(zhuǎn)記錄進(jìn)行追溯。系統(tǒng)還支持所存案件管理功能，包含案件的添加、修改、刪除
以及詳細(xì)信息查看，自定編碼功能、快速索引、自動(dòng)歸檔案件等。
權(quán)限及審批管理
對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行管理，分配用戶登錄名和用戶信息；對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限分配和管理；支持多數(shù)據(jù)管理和下屬部門案卷分別獨(dú)立管理；對(duì)各類案卷下架、歸檔等操作進(jìn)行審批流程設(shè)置，可以根據(jù)案卷重要性對(duì)案卷進(jìn)行分級(jí)控制，自定義審批流程；可快速查詢相關(guān)人員歷史經(jīng)手的所有案卷信息列表、時(shí)間、案卷狀態(tài)等；隨時(shí)追溯案卷及人員在某時(shí)間段的歷史操作記錄。
遠(yuǎn)程案卷管理
法院授權(quán)用戶可隨時(shí)根據(jù)權(quán)限查詢本院案卷信息、案卷狀態(tài)、案件信息、案件及相關(guān)圖片信息；根據(jù)授權(quán)，遠(yuǎn)程對(duì)案卷出入柜和處理申請(qǐng)進(jìn)行審批，添加審批意見。根據(jù)授權(quán)實(shí)時(shí)查詢案卷歷史流轉(zhuǎn)記錄信息和追溯案卷歷史活動(dòng)軌跡，還可實(shí)時(shí)了解法院的案卷存儲(chǔ)情況和狀態(tài)，各類案卷在柜和出柜數(shù)量統(tǒng)計(jì)信息，各案卷出入柜及歷史處理操作記錄等。
統(tǒng)計(jì)報(bào)表
對(duì)在柜案卷定時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)并導(dǎo)出成文檔進(jìn)行保存；對(duì)法院所有上架、在架、下架等所有狀態(tài)的案卷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，圖形化分析輸出；對(duì)所有案卷歷史出入情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，報(bào)表輸出；對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并輸出報(bào)表。