會議室環境假如視頻會議系統在固定會議室中使用，那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設備(如投影儀、顯示屏等)也應該計算在內。 視頻會議系統根據客戶的需求不一樣的話，預算也會存在很大的差異，硬件系統性能相對軟件更穩定，造價也要高一些，通常會在固定會場使用;軟件系統使用更方便，特別會場不固定的情況下。一般來講，系統本身的投資費用分為：視頻會議服務器的采購費用，視頻會議系統及攝像機等周邊設備的采購費用等

云會議的便捷性、兼容性以及性價比等也越來越受到政府部門以及大型企業集團的親睞，應用領域也越來越廣。 視頻會議是當前先進、便捷的通訊方式，部署視頻會議后，無論是政府部門還是企業機構都可以隨時發起會議，實現海量數據快速傳遞和交互，減免商務出行和公務出行，隨時進行高效的音視頻溝通，通過視頻會議可以實現：行政工作會議、城市應急指揮、商務洽談會議 、遠程客戶拜訪 、職員遠程培訓 、遠程工作協同 、遠程招聘面試遠程數據分析、網絡招標采購、遠程視頻直播。

另一種技術路線則是把互聯網信息技術引用到執法記錄儀軟件平臺和移動終端上來，逐步形成互聯網應用模式。通過建立互聯網執法記錄儀應用平臺，綜合利用執法記錄終端，云存儲，云傳輸，云計算等技術，高效的進行執法綜合監測，統籌管理，決策規劃，信息交流等功能服務。